Cette astuce simple pour dire “non” par e-mail

En tant que fondatrice d'une entreprise en pleine expansion, je reçois beaucoup d'e-mails. Je passe probablement environ 30 % de mon temps à répondre à ces derniers chaque jour. Si vous dirigez une entreprise ou si vous avez une activité secondaire, vous vous reconnaissez probablement. Nombre de ces e-mails sont des demandes de rendez-vous, qu'il s'agisse d'un appel "rapide" pour en savoir plus sur notre activité, d'une rencontre en personne, d'une intervention dans une conférence ou d'une contribution à un article.

Si ce type de demande part d'une bonne intention (et si vous en avez déjà rédigé une, ne laissez pas cet article vous en dissuader - nous le faisons tou·tes·s et c'est une nécessité en matière de réseautage), il est presque impossible de répondre à chaque demande par un "oui". Si vous disiez oui à tout, vous passeriez vos journées entières à répondre à des e-mails, à enchaîner les appels téléphoniques, à discuter autour d'un café et vous ne feriez jamais le "vrai" travail. C'est pourquoi, au cours des dernières années, je suis devenue une experte pour dire non.

Dire non et protéger farouchement votre temps vous oblige à prioriser les tâches qui sont vraiment importantes et vous évite de vous épuiser. En d'autres termes, dire non fait partie intégrante de ma routine bien-être ! Bien entendu, il se peut que vous deviez répondre à certains e-mails qui sont vraiment importants. Par exemple, j'ai une règle bien à moi : si je dis non à la plupart des demandes visant à m'interroger sur un sujet, je dis oui à la plupart des demandes émanant d'étudiant·e·s issus de milieux sous-représentés qui souhaitent en savoir plus sur mon secteur ou ma profession. Je dis également oui aux demandes qui me procurent cette sensation de "papillon dans le ventre" qui signifie que j'ai vraiment hâte de rencontrer la personne ou de travailler avec elle. Il est donc important, pour se sentir à l'aise avec le fait de dire non, de comprendre les limites et les lignes directrices qui vous permettent de dire oui.

J'ai découvert que la règle d'or pour dire non à une demande est d'être aussi gracieusement honnête que possible et de proposer d'autres solutions le cas échéant. Premièrement, ce n'est pas parce que vous dites non que vous êtes une mauvaise personne ! Cela signifie que vous êtes transparent·e quant à ce que vous êtes en mesure de donner à quelqu'un et à la quantité que vous êtes en mesure de donner. Tant que vous exprimez votre gratitude (après tout, je pense que le fait que tant de personnes vous demandent votre temps, votre aide, votre contribution, etc. est un privilège passionnant) et que vous restez fidèle à vous-même et à cette personne, tout va bien. Nous sommes tou·tes·s des êtres humains et nous ne pouvons assumer qu'une partie du travail, ce que les gens (espérons-le) comprennent. Deuxièmement, proposer d'autres solutions peut vous donner le sentiment d'être encore utile.

J'ai rédigé ci-dessous quelques réponses types que vous pouvez copier/coller et personnaliser en fonction de votre situation. Ces réponses m'ont aidé à répondre gracieusement et honnêtement à la plupart des demandes sollicitant de mon temps.

"Bonjour ! Je vous remercie de m'avoir contacté. Puis-je vous demander de préciser ce que vous cherchez à savoir ? J'adorerais me rendre à notre rendez-vous en étant préparée à fournir des réponses et en m'assurant également de pouvoir donner le type de réponses que vous recherchez. Il se peut que je connaisse d'autres personnes de mon réseau qui seraient mieux à même de vous aider."

"Bonjour ! Merci de m'avoir contacté. Cela semble être un événement/une opportunité formidable. Malheureusement, mes priorités et mon attention sont ailleurs ce trimestre, et je dois décliner toute participation à des conférences. J'apprécie beaucoup votre programmation et je verrais bien mes amis et connaissances ______[nom ici]________ et _____[nom ici]______ y participer. N'hésitez pas à me recontacter pour toute opportunité future et faites-moi savoir si je peux aider à faciliter une introduction."

"Bonjour ! Merci beaucoup pour cette opportunité et d'avoir pensé à moi. C'est un projet passionnant que je me verrais bien entreprendre. Cette année, cependant, mes priorités sont sur X, Y, Z, donc je me dois malheureusement de refuser. Serait-il possible que je reprenne contact avec vous au cours du second semestre de cette année pour discuter de cette opportunité ?"

"Bonjour, merci beaucoup pour votre candidature ! Nous ne sommes pas encore prêts à embaucher pour ce poste, mais nous vous invitons à consulter notre site Web et nos réseaux sociaux régulièrement pour obtenir des informations sur les recrutements."

Note : cette situation est difficile car elle provient directement de personnes de confiance. Je dis généralement oui à ces demandes si elles proviennent de personnes fiables, comme un·e ami·e, par courtoisie. De plus, dans ce cas, il semblerait que votre ami·e ait demandé aux deux parties la permission de mettre en relation ou de se présenter l'une à l'autre, ce qui est moins gênant pour tout le monde. Si vous devez refuser, le scénario est en grande partie le même que ci-dessus, mais peut-être un peu plus personnalisé :

"Hey ____! Je suis ravie de faire ta connaissance. __[nom]__ m'a beaucoup parlé de toi. [Les détails ici] Je dois admettre que je croule sous le travail en ce moment et que j'essaie de mener ce projet à bien. Serais-tu disponible le mois prochain pour reprendre contact ?"

"Bonjour ! Merci beaucoup de m'avoir contacté au sujet d'un partenariat. Pour être totalement transparente, nous recherchons actuellement des partenaires qui ont X, Y, Z. [Indiquez les facteurs que vous recherchez, qu'il s'agisse d'une "audience hebdomadaire de plus de 250 000 personnes" ou d'un "accent mis sur le secteur de la santé et de la technologie grand public"]. Compte tenu de cela, je ne pense pas que cela soit faisable pour le moment, mais, si possible, je souhaiterais rester en contact pour envisager d'autres formes de partenariat potentiel. Je suis également ouverte à toute proposition de votre part."

Il s'agit d'une situation courante, et il faut féliciter cette personne pour sa persévérance. Je pense que deux ou trois suivis sont une règle acceptable. Si votre réponse est toujours négative, je suis en grande partie le même scénario que ci-dessus, à savoir refuser poliment et réaffirmer que mon attention est ailleurs.

S'il est important de donner et d'aider les autres, votre temps et votre énergie sont précieux. J'espère que ces réponses toutes faites vous aideront à gagner du temps dans vos journées chargées.